UAB „Felit“ kandidatų į darbuotojus privatumo politika

Mes (UAB „Felit“) gerbiame jūsų privatumą ir įsipareigojame saugoti jį, laikydamiesi šios Privatumo politikos (toliau – „Privatumo politika“). Šioje Privatumo politikoje rasite informaciją apie jūsų asmens duomenų tvarkymą. Įsipareigojame būti skaidrūs, pateikdami aiškią informaciją apie tai, kokie jūsų asmens duomenys tvarkomi, tvarkymo tikslus, asmens duomenų saugojimo laikotarpį, taip pat teisinį duomenų tvarkymo pagrindą ir kitą informaciją, kurią turime pateikti pagal galiojančius teisės aktus.

1. Kokius asmens duomenis mes tvarkome ir kodėl?

Renkame, tvarkome ir saugome šiuos su jūsų paraiška dalyvauti darbuotojų atrankoje bei įdarbinimo procesu susijusius asmens duomenis:

Asmens duomenų kategorijos

Duomenų tvarkymo teisinis pagrindas

• Vardas;
• pavardė;
• vieta (neprivaloma);
• kontaktinė informacija (el. paštas ir telefono numeris);
• adresas;
• darbo istorija (patirtis);
• Išsilavinimo istorija (įskaitant mokomuosius kursus ir sertifikatus);
• kalbos;
• atlyginimo lūkesčiai;
• kontaktinė informacija rekomendacijoms gauti;
• kiti įgūdžiai, atsižvelgiant į jūsų pareigas, į kurias pretenduojate;
• darbo pokalbio proceso metu pasižymėtos pastabos (be kita ko, tokioms pastaboms gali būti priskiriamas mūsų įvertinimas jums, kaip kandidatui);
• testų ir (ar) praktinių užduočių rezultatai;
• paraiškos priedai (neprivaloma);
• URL nuoroda į socialinių tinklų paskyras (neprivaloma);
• nuotrauka (neprivaloma);
• reziumė (gali apimti nuotraukas ir vaizdo įrašus) (neprivaloma);
• paraiškos duomenys (pvz., paraiškų skaičius, pokalbio dėl darbo data, pastabos, pranešimai);
• kontaktiniai duomenys (pvz., el. pašto adresas, el. pašto turinys);
• pageidaujamas darbas ir (arba) darbo valandos.

Jūsų sutikimas – atsiliepdami į mūsų darbo pasiūlymų skelbimus, jūs sutinkate, kad bus tvarkomi jūsų asmens duomenys, kuriuos pateikėte savo profilyje mūsų atrankos įrankyje, gyvenimo aprašyme (CV) ir motyvaciniame laiške. Taip pat jūsų sutikimas likti kandidatų duomenų bazėje ir pretenduoti į būsimus darbo pasiūlymus.

Mūsų teisėtas interesas atsirinkti tinkamus ir geriausius kandidatus į IKEA siūlomas pozicijas. Siekiame, kad būtų užtikrintas mūsų verslo tęstinumas ir apsaugotos mūsų juridinės teisės. Jeigu jūs inicijuojate procesą dėl diskriminacijos jus įdarbinant į konkrečias pareigas, tokiu atveju asmens duomenų tvarkymas yra pagrįstas teisėtu interesu apsaugoti savo teises.

Atitiktis teisiniams ir kitiems galiojantiems reikalavimams.

2. Kokiu būdu renkame informaciją apie jus?

Kandidatų į darbuotojus asmens duomenis galime gauti iš įvairių šaltinių:

• iš paties kandidato, t. y. jūsų. Pateikdami informaciją kaip savo paraiškos dalį arba įdarbinimo proceso metu, pvz., kai pretenduojate į konkrečias pareigas mūsų naudojamoje darbuotojų atrankos platformoje „TeamTailor“ (toliau – Platforma), jūs sutinkate, kad jūsų asmens duomenys patektų į mūsų duomenų bazę;
• iš įdarbinimo agentūros (jei paraišką pateikėte per ją);
• iš esamo (-os) IKEA darbuotojo (-os), rekomendavusio (-ios) kandidatą. Tokiu atveju nedelsiant susisiekiame su kandidatu ir paprašome leidimo tvarkyti asmens duomenis, susijusius su atrankos procesu;
• iš viešai prieinamų trečiųjų šalių šaltinių, pvz., „LinkedIn“ ar kitų su verslu ir įdarbinimu susijusių interneto svetainių, kuriose jūs skelbiate informaciją apie save. Taip pat iš publikacijų, kurias rašėte ar prie kurių prisidėjote ir kurios yra viešai prieinamos arba kuriose pateikėte URL nuorodą į savo „LinkedIn“ paskyrą, ir pan.

Mes tvarkome jūsų asmens duomenis, siekdami administruoti įdarbinimo procesą, kurį, be kita ko, apima jūsų paraiškos nagrinėjimas, kandidato profilio sukūrimas, susisiekimas su jumis atitinkamu būdu (pvz., siekiant pakviesti jus į darbo pokalbį). Mes taip pat tvarkysime jūsų asmens duomenis siekdami įvertinti jūsų paraišką, o į tai įeina sprendimas, ar jūs esate tinkamas eiti konkrečias pareigas, ar išsilavinimas, patirtis ir kalbų įgūdžiai atitinka pareigoms keliamus reikalavimus, ar atlyginimo lygis atitinka jūsų lūkesčius. Įdarbinimo metu mes pasižymėsime pastabas, kurias turėsime darbo pokalbių metu, ir jas gali sudaryti asmens duomenys. Tokie duomenys yra tvarkomi, siekiant įvertinti jūsų tinkamumą pareigoms. Kandidatavimo metu jums taip pat gali tekti atlikti testus ir (ar) praktines užduotis. Testų ir (ar) praktinių užduočių rezultatai bus tvarkomi, kad galėtumėte įvertinti jūsų tinkamumą. Vertindami jūsų paraišką, tvarkysime jūsų pateiktus asmens duomenis. Šie duomenys apima duomenis, pateikiamus reziumė ir motyvaciniame laiške, tačiau gali apimti (tačiau nebūtinai) jūsų nuotraukas ir (arba) vaizdo įrašus. Taip pat naudosime jūsų el. paštą pranešimams apie atrankos procesą siųsti (pvz. kad gavome jūsų paraišką, kvietimą atvykti į pokalbį, paraiškos atmetimą ir t. t.).

Platforma suteiks jums galimybę įkelti priedus tam, kad atrankos komanda galėtų juos įvertinti. Bet koks toks priedas yra pateikiamas laisva valia ir yra tvarkomas siekiant susidaryti bendrą vaizdą apie jus ir įvertinti jūsų tinkamumą konkrečioms pareigoms.

Platformoje turite galimybę susieti savo paraišką su savo socialinių tinklų (pavyzdžiui, „LinkedIn“, „Facebook“ ir „Twitter“) paskyromis. Jei nuspręsite pateikti nuorodą į savo socialinių tinklų paskyras, tvarkysime tokius asmens duomenis jūsų sutikimo pagrindu ir peržiūrėsime informaciją jūsų socialinių tinklų paskyrose tik jei tai bus reikalinga dėl jūsų darbo, pavyzdžiui, tam, kad galėtumėme įvertinti konkrečias su konkrečiomis pareigomis susijusias rizikas, ir tik jei tokių duomenų gavimas bus reikalingas ir tiesiogiai susijęs su pareigų, dėl kurių pateikėte paraišką, vykdymu.

Prašome atkreipti dėmesį į tai, kad mes naudosime jūsų paraiškos duomenis tik įdarbinimo į laisvą darbo vietą, dėl kurios kreipėtės, tikslais. Jei ketintume tvarkyti jūsų asmens duomenis kitais tikslais, nei dėl kurių duomenys iš pradžių buvo surinkti, mes jus apie tokį tvarkymą informuosime iš anksto, o prireikus paprašysime jūsų sutikimo. Pavyzdžiui, jei jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi įdarbinimo į konkrečias pareigas tikslais, mes galime paprašyti jūsų sutikimo tvarkyti jūsų asmens duomenis ateityje, kai tai bus susiję su kitomis pareigomis, kurioms jūs, mūsų manymu, būtumėte tinkamas kandidatas. Jei su tuo sutiksite, mes jūsų duomenis tvarkysime būsimų įdarbinimų tikslu ir jūs atsirasite mūsų kandidatų duomenų bazėje.

Mes taip pat galime rinkti jūsų asmens duomenis iš jus rekomendavusio (-ios) IKEA darbuotojo (-os), įdarbinimo įmonės, karjeros portalų ar duomenų bazių (pvz., „CV Online“), įdarbinimo agentūros arba švietimo įstaigos ar švietimą skatinančios organizacijos. Tokiu atveju nedelsiant susisiekiame su kandidatu ir paprašome leidimo tvarkyti asmens duomenis, susijusius su atrankos procesu. Jei neduosite savo sutikimo per 30 dienų, pasibaigus šiam terminui, jūsų asmens duomenys bus automatiškai ištrinti.

Paraiškos teikimas yra savanoriškas, todėl galite pasirinkti, kokius asmens duomenis pageidaujate pateikti ir kokia apimtimi. Kai kuriais atvejais, tai priklauso nuo pareigų, mes galime jūsų paprašyti papildomos informacijos, pvz., jūsų vairuotojo pažymėjimo informacijos, ar sutinkate dirbti pamainomis ir t. t. Jūsų atsakomybė yra pateikti tik galiojančią ir tikrą asmeninę informaciją. Vertindami paraišką, mes tvarkysime asmens duomenis, pateiktus jūsų paskyroje, CV ir motyvaciniame laiške. Jei pateiksite informaciją, kurios įdarbinimo metu nereikės, į ją nebus atsižvelgta.

Informuojame, kad pasirinkę neteikti savo asmens duomenų, įdarbinimo procese dalyvauti negalėsite.

3. Kiek laiko saugome jūsų asmens duomenis?

Jūsų asmens duomenys bus saugomi popieriniu ir skaitmeniniu formatais. Saugojimo laikotarpis yra ne ilgesnis kaip 3 mėnesiai po įdarbinimo vietos, į kurią pretendavote, užėmimo. Jei sutikote dalyvauti įdarbinimo procese į kitą laisvą darbo vietą, mes jūsų asmens duomenis saugosime ne ilgiau kaip 1 (vienus) metus nuo gauto sutikimo. Tais atvejais, kai gausime informacijos apie jus ne iš paraiškos, pvz., iš asmens, kuris jus rekomendavo, ir neduosite savo sutikimo per 30 dienų, pasibaigus šiam terminui, jūsų asmens duomenys bus ištrinti.

4. Kam galime atskleisti jūsų asmens duomenis?

Jūsų asmens duomenis perduodame savo duomenų tvarkytojams, t. y. asmenims, kurie mums teikia IT priežiūros ir kitas paslaugas.

Kadangi atrankos procesui supaprastinti naudojame darbuotojų atrankos platformą „TeamTailor“, priklausančią įmonei „Teamtailor AB“, ši įmonė ir jos subrangovai teikdami paslaugas gali turėti prieigą prie kandidatų asmens duomenų. „Teamtailor AB“ veikia kaip mūsų duomenų tvarkytojas.

Jūsų asmens duomenis taip pat galime perduoti atitinkamoms valdžios institucijoms, turinčioms teisę patikrinti jų atitiktį. Tai galime padaryti tik jų prašymu ir (arba) prireikus ginti teisėtus įmonės interesus valstybinėse ar teisminėse institucijose.

5. Asmens duomenų apsauga

Jūsų duomenų apsaugai naudojame įvairias organizacines saugumo priemones. Duomenys laikomi saugiai ir yra prieinami ribotam asmenų skaičiui.

6. Jūsų teisės

Jūs turite šias teises:

a) teisę gauti informaciją apie tai, ar tvarkome jūsų asmens duomenis, ir jeigu tokie asmens duomenys tvarkomi, teisę susipažinti su savo asmens duomenimis;

b) teisę kreiptis į mus su prašymu ištaisyti netikslius asmens duomenis

c) teisę ištrinti savo asmens duomenis, jei manote, kad nėra reikalo mums juos toliau turėti, arba buvote davę sutikimą ir nusprendėte jį atšaukti. Ši teisė netaikoma, jei duomenų tvarkymas susijęs su saviraiškos ir informacijos laisve, teisiniais įsipareigojimais ar teisinių reikalavimų nustatymu, vykdymu bei gynimu;

d) teisę tam tikromis aplinkybėmis gauti ar perduoti kitai įmonei savo asmens duomenis (vadinamoji teisė į duomenų perkeliamumą);

e) teisę tam tikromis aplinkybėmis apriboti asmens duomenų tvarkymą;

f) teisę nesutikti su jūsų asmens duomenų tvarkymu kai asmens duomenų tvarkymas yra grindžiamas mūsų ar trečiųjų šalių teisėtais interesais;

g) teisę bet kuriuo metu atšaukti sutikimą tvarkyti jūsų duomenis.

Norėdami pasinaudoti šiomis teisėmis, kreipkitės į mus raštu arba susisiekite su duomenų apsaugos pareigūnu žemiau nurodytais kontaktais.

Jeigu manote, kad tai, kaip tvarkome jūsų asmens duomenis, neatitinka galiojančių teisės aktų, turite teisę kreiptis į Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją (www.vdai.lrv.lt).

7. Slapukų naudojimas platformoje „TeamTailor“

Kai pateikiate savo paraišką platformoje „TeamTailor“, platformos naudojimo informacija gali būti saugoma kaip slapukai. Slapukai – tai nedideli tekstiniai failai, kurie naudojantis paslauga išsaugomi naudotojo įrenginio (kompiuterio, mobiliojo telefono ar planšetinio kompiuterio) interneto naršyklėje. Slapukus naudojame, siekdami pagerinti naudotojo patirtį ir rinkdami statistinę informaciją apie platformos naudojimą. Tai daroma platformai apsaugoti, prižiūrėti ir tobulinti. Kai kurie slapukai gali būti susiję su asmens duomenų rinkimu – tokiais atvejais juos reglamentuoja mūsų Slapukų politika.

Jūs galite bet kada išjungti naudojamus slapukus, pakeisdami nustatymus savo įrenginiuose. Slapukų išjungimas gali paveikti platformos naudojimo patirtį, pavyzdžiui, gali nebeveikti kai kurios funkcijos.

8. Privatumo politikos pakeitimai

Reguliariai peržiūrime savo privatumo politiką. Ši versija atnaujinta 2022 m. vasario 10 d.

9. Kontaktinė informacija

Jei turite klausimų apie asmens duomenų tvarkymą, pageidavimų ar pastabų, susisiekite su mumis:

UAB „Felit“, įmonės kodas 302491412, Vikingų g. 1, LT-02182 Vilnius, tel. +370 5 250 00 55, el. paštas info@IKEA.lt.

Duomenų apsaugos pareigūnas: el. paštas dpo@IKEA.lt.

Su duomenų apsaugos pareigūnu taip pat galite susisiekti paštu, siųsdami laišką aukščiau nurodytu adresu ir adresuodami jį duomenų apsaugos pareigūnui.

 

UAB "FELIT"candidate privacy policy

We, UAB „FELIT“, respect your privacy and are committed to protecting it by complying with this Privacy Policy ("Privacy Policy"). In this Privacy Policy you will find information about the processing of your personal data. We are committed to being transparent by providing clear information about what personal data we process about you, the purposes of the processing, the retention period of the personal data, as well as the legal basis for the processing and any other information that we are required to provide under applicable law.

1. What personal data do we process and why?

In connection with your application and the recruitment process, we will collect, use and store the following persona data:

Categories of personal data

Legal basis for the processing

• Name
• Surname
• Location (optional)
• Contact details (e-mail or phone number)
• Address
• Employment history (experience)
• Education history (including training courses, certificates)
• Languages
• Salary expectations
• Other skills relevant for the position you are applying for
• Notes from the interview process (such notes may include our assessment of you as a candidate)
• Results of tests and/or practical tasks
• Attachments to the application (optional)
• URL link to social media accounts (optional)
• Photos (optional)
• Résumé (the résumé may include photos and videos) (optional)
• Application process data (e.g. number of applications, interview date, notes, notifications)
• Communication data (e.g. Email address, email content)
• Preferred work and/or working hours

Your consent – by applying for a job in our company you agree that we process your personal data included in your profile in our recruitment tool, curriculum vitae (CV) and application letter Or your consent to be in our candidates’ database for the future job offers.

Our Legitimate interests to select the best and proper candidates for IKEA open positions to ensure the continuity of business or in order to protect our legal rights, e.g. if you initiate a discrimination process in relation to the recruitment process for a specific position in our company, such processing of personal data is based on legitimate interest to protect our rights.

Comply with legal or regulatory requirements.

2. How do we collect information about you?

We may collect personal information about candidates from the following sources:

• You, the candidate. When you provide information as part of your application or during the recruitment process, e.g. when you apply for a specific position through the TeamTailor's candidate selection platform (hereinafter – Platform) that we are using; or you have given the consent to be in our database or connection;
• The recruitment agency (if applicable for your application).
• Candidate’s data is submitted by existing IKEA employee as a referee. In that case we are informing you immediately and asking for permission to use your personal information in the respect of the selection process;
• The data from third parties from a publicly accessible source: e.g., LinkedIn, or other business or employment-oriented services that operate via websites where you have added information about yourself; publications which you have written/contributed to, and which are publicly available or you have provided the link to LinkedIn URL profile or similar.

We process your personal data for the purposes of administrating the recruitment process that includes inter alia a follow-up on your application, create a candidate profile and for communicating with you in an appropriate manner (e.g. inviting you to an interview). We will also process your personal data in order to evaluate your application, which includes determining if you are eligible for a certain position, if your education, experience and language skills meet the requirements for this position, whether the salary level is in line with your expectations. During the recruitment process (interviews), we may take notes that may contain personal data. We process such data in order to evaluate your eligibility for the position. During the application process you may also be asked to perform tests and/or practical tasks. The results from the tests and/or practical tasks will be processed in order to evaluate you for the employment in question. When evaluating your application we will process the personal data provided by you. This concerns the résumé and cover letter, but may also concern (on a purely optional basis) photos and/or videos of you. We also use your e-mail in order to send notifications about your application process (e.g. that we have got your application, invitation to interview, rejection etc.).

The Platform will provide the opportunity for you to upload attachments for the recruiting team to evaluate. Any such attachment is provided on a voluntary basis and will be processed for the purpose of getting an overall picture of you and to evaluate you for the employment in question.

Through the Platform you have the possibility to connect your application to your social media accounts (such as LinkedIn, Facebook and Twitter). If you choose to provide a link to your social media accounts, we will process such personal data based on your consent and review the information in your social media accounts only if it is necessary for the job, for example in order to be able to assess specific risks for a specific function, and only to the extent that the collection of those data is necessary and relevant to the performance of the job which you are being applied for.

Please note that we will use your application data only when recruiting for the vacancy that you applied for. In case we have an intention of processing your personal data for other purposes than the one for that the data was originally collected, we will notify you of such processing before initiating it and request your consent if necessary. For example, if we process your personal data in connection with the recruitment for a specific position, we may ask for a consent to process your personal data in the future in connection with another position in case we find you a suitable candidate for another role within our company. If you consent to this, we will process your data for the purpose of future recruitments and you will become a part of our candidates’ database.

We may collect your contacts from an IKEA employee who referred you, a recruitment company, or career portals or databases such as CV Online, or an employment agency, or education provider or organisation that promotes education. In that case we are informing you immediately and asking for permission to use your personal information in the respect the selection process. If we not receive your permission in 30 days, we are automatically deleting your contacts information.

Submitting the application is voluntarily and you can choose what kind of personal data you want to provide and at what extent. In some cases, depending on the position you have applied for, we may ask you for additional information, e.g., about your driver’s license, if you agree to work on shifts etc. It is your responsibility to provide only valid and genuine personal information. When evaluating an application, we will process the personal data provided in profile, CV and application letter. If you submit information that is not required for the recruitment process, we will not take it into account.

Please be informed, that in case you choose not to provide your personal data, you cannot participate in the recruitment process.

3. How long do we keep your personal data?

Your personal data will be stored in paper and in digital format. The retention period of the data is no longer than 3 months after the vacancy that you have applied for is closed. In case you give your consent to participate in the future recruitment processes for a different vacancy, we will store your personal data for no longer than 1 (one) year starting from the moment, when we receive the consent. In cases when we are receiving information about you other than direct application, e.g. from a person who referred you, and you didn’t provide consent within 30 days, after this period your personal data will be deleted.

4. To whom personal data is disclosed?

We may disclose your personal data to our data processors, e.g. the service providers of IT maintenance services etc.

Because we use TeamTailor's candidate selection platform, owned by Teamtailor AB, to simplify the selection process, Teamtailor AB and its subcontractors may have access to candidates' personal data when providing their services. Teamtailor AB, act as our data processor.

We may transfer your personal data to the relevant public authorities entitled to check compliance only at their request and/or, if necessary, defend the legitimate interest of the company before the state or judicial authorities.

5. Protection of personal data

We use a variety of organisational security measures to protect your personal data. Your personal data are stored safely and are only accessible to a limited number of persons.

6. Your rights

Your rights are:

a) you have the right obtain from us confirmation as to whether or not we process your personal data and, where we do, access to the personal data;

b) you have the right to request that we correct any inaccurate personal data;

c) the right to erase - in some circumstances you have the right to the erasure of your personal data. This does not apply if where processing is necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation or for the establishment, exercise or defence of legal claims;

d) the right to receive yourself or transfer your personal data to in certain circumstances (known as the right to data portability);

e) in some circumstances you have the right to restrict the processing of your personal data;

f) the right to object - you have the right to object to our processing. This applies when data processing is based on legitimate interests pursued by us or by a third party;

g) the right to withdraw your consent to the processing at any time.

To carry out mentioned rights please provide written request to us or to Data protection officer with the contact information mentioned below.

You also have the right to make a complaint to the State data protection inspectorate (http://www.vdai.lrv.lt) if you believe that the processing of personal data by us does not comply with applicable legislation.

7. Use of Cookies on TeamTailor platform

When you apply through TeamTailor platform, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the user’s usage of the platform and to gather information about, for example, statistics about the usage of the platform. This is done to secure, maintain and improve the platform. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy [link].

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the platform, for example disabling some functions.

8. Changes to our privacy policy

We keep our Privacy policy under regular review. This privacy policy was updated on 10th of February, 2022.

9. Contact information

If you have questions about the processing of your personal data, requests or if you would like to give us feed-back, please contact:

UAB „FELIT“, registration number 302491412, address: Vikingų st. 1, LT-02182 Vilnius, phone number: + 370 5 250 00 55, email address: info@ikea.lt.

Data protection officer: dpo@ikea.lt 

You also can contact our Data protection officer by sending a letter to us at the above mentioned address and addressing it to the Data protection officer.